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von: OK JOB SA | localité: GenèveN: OKJOBSA
Description du travail :
Vous serez la principale personne de contact pour la gestion quotidienne de l’administration du groupe.
• Agir en tant que support de première ligne pour tout type de questions adressées aux membres du groupe conformément aux règles et procédures de l’Organisation
• Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes
• Agir en tant qu’Assistant Exécutif auprès des deux Responsables du Groupe (gestion de l’agenda, support administratif, collecte et pré-analyse des données, préparation des procès-verbaux, suivi des actions, organisation des réunions et logistique)
• Être responsable de la gestion des événements pour les deux groupes : événements de groupe semestriels, ateliers (20 à 130 participants) et réunions techniques avec les fournisseurs
• Être responsable de l’organisation de divers déplacements pour les deux groupes en liaison avec l’agence de voyages interne
• Assurer le suivi des questions financières liées aux commandes, aux dépenses des budgets et aux paiements de nature diverse
• Au besoin, former le nouveau personnel administratif (nouveaux collègues directs)
• Gérer le ou les sites Web du groupe pour les deux groupes et la gestion de crise
• Participer au processus de recrutement et d’embauche de nouveaux employés
Compétences techniques :
• Révision et relecture de texte
• Connaissance des règles et procédures administratives
• Utilisation de progiciels de bureau : MS Office – Secrétariat – Information scientifique et gestion de documents
Compétences comportementales :
• Faire preuve de responsabilité : travailler de façon consciencieuse et fiable; maintenir la confidentialité.
• Atteindre les résultats : Avoir une approche structurée et organisée du travail ; être capable d’établir des priorités et de planifier les tâches en gardant à l’esprit les résultats, fournir un travail de haute qualité à temps et répondre aux attentes.
• Travailler en équipe
Domaine d’expérience :
• Expérience avérée en tant qu’assistant personnel et/ou d’équipe dans un environnement international ou industriel.
• Expérience avérée du multitâche en tant que support administratif de première ligne.
• Expérience avérée de l’interprétation et de l’application des règles et procédures
Anglais : Avancé
Français : Intermédiaire
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Envoyer votre dossier complet à : julie.martinot@okjob.ch
Il ne sera répondu qu’aux dossiers correspondants au profil.
