Voici comment endiguer le flot d’e-mails !

Les nouveaux messages vous distraient constamment, vous avez du mal à vous concentrer sur votre tâche principale et vous négligez les informations vraiment importantes ? Ici, vous trouverez des solutions pratiques pour limiter le nombre d’e-mails et faire le tri entre ceux qui sont importants de ceux qui ne le sont pas.

Heures fixes pour lire et traiter les e-mails

Vous recevez le courrier une fois par jour. Vous les consultez rapidement puis les classez en fonction de leur importance. Alors pourquoi ne faites-vous pas de même avec les e-mails ? Inutile de lire immédiatement les messages à tout moment. Pour être plus efficace, il suffit de désactiver la notification de « nouveaux messages » sur votre programme de messagerie. Il est recommandé de lire les messages une fois par jour, idéalement après avoir effectué un travail plus compliqué, puis de les trier et d’y répondre immédiatement, pour autant que cela soit possible rapidement.

Les filtres réduisent le nombre de messages

Tout programme de messagerie électronique offre un moyen de filtrer les messages. En dehors des filtres anti-spam, destinés à bloquer le courrier indésirable, il est possible par exemple de créer un dossier pour les newsletters, vers lequel tous les messages correspondants sont alors automatiquement déplacés. La même chose est valable pour tous les expéditeurs, qui peuvent être déplacés dans des dossiers particuliers après avoir configuré le système une fois pour toutes.

Transformer des messages importants en tâches

Il existe une fonction dans les programmes de messagerie qui permet de convertir un message en une tâche, il suffit de le déplacer dans le calendrier. De cette manière, vous gardez toujours un œil sur vos tâches. Vous pouvez modifier le titre, noter des mots-clés pour ne pas perdre les premières idées sur le sujet.

Ne pas fixer de rendez-vous par e-mail

Cela prend beaucoup trop de temps si plusieurs personnes participent. Il est préférable de prendre rendez-vous par téléphone. Un outil comme doodle.com est idéal, notamment pour les réunions de grande envergure. Vous pouvez y inscrire des dates au choix, et chaque destinataire indique la date à laquelle il peut venir. Ainsi, vous aurez un aperçu clair et précis.